Sau bảy năm thi hành Luật Công chứng 2014, Bộ Tư pháp cho biết bên cạnh những kết quả đạt được thì hoạt động công chứng chưa bắt kịp tiến bộ và ứng dụng công nghệ thông tin trong bối cảnh nền kinh tế đang chuyển đổi số.
Nguyên nhân quan trọng được chỉ ra là do các quy định về trình tự, thủ tục công chứng còn khá cứng nhắc, chưa tạo nền tảng pháp lý cho việc chuyển đổi số. Việc khắc phục điều này là một trong những mục tiêu của quá trình xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi).
Thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử
Song song với việc cải tiến quy trình công chứng truyền thống, để tạo cơ sở pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp lựa chọn giải pháp sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng theo hướng thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử và xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng.
Hiện nay, người dân phải đến làm thủ tục trực tiếp tại văn phòng công chứng. Ảnh: NGUYỄN HIỀN
Cụ thể, bổ sung một điều mới về thực hiện hoạt động công chứng trên môi trường điện tử. Trong đó, quy định văn bản công chứng điện tử do công chứng viên (CCV) chứng nhận, ký bằng chữ ký số và được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, có giá trị pháp lý như văn bản công chứng do CCV ký trực tiếp và lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng.
Ngoài ra, để tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, luật sửa đổi sẽ bổ sung quy định cho phép người yêu cầu công chứng có thể yêu cầu và nộp hồ sơ thông qua email, tin nhắn, website hoặc các phần mềm chuyên dụng theo quy định.
Tổ chức hành nghề công chứng nào có đủ điều kiện thực hiện quy trình công chứng trực tuyến và quy trình nghiệp vụ công chứng khác trên nền tảng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung thì phải thực hiện theo yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng.
Dự kiến việc chuyển đổi số đối với hoạt động công chứng được thực hiện theo hai giai đoạn.
Ở giai đoạn 1 (số hóa hoạt động công chứng), hoạt động công chứng vẫn được thực hiện theo các quy trình truyền thống, việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật số mang tính chất hỗ trợ cho các công đoạn hoặc công việc cụ thể trong quy trình đó.
Tới giai đoạn 2 là chuyển đổi số, có thể cho phép thí điểm công chứng trên môi trường điện tử (công chứng trực tuyến) đối với một số loại hợp đồng, giao dịch nhất định như ủy quyền, văn bản từ chối nhận di sản...
Việc thí điểm có thể từng bước, từ việc gửi hồ sơ qua mạng, CCV/thư ký nghiệp vụ kiểm tra hồ sơ, tra cứu cơ sở dữ liệu có liên quan, soạn thảo hợp đồng, giao dịch và hẹn người yêu cầu công chứng đến ký. Khi cả người yêu cầu công chứng và CCV đều có chữ ký số thì sẽ thực hiện ký số hoặc chữ ký điện tử thay vì người yêu cầu công chứng phải đến tận nơi để ký văn bản công chứng...
Theo Bộ Tư pháp, việc chuyển đổi số giúp việc gửi và nhận thông tin nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm hơn; việc công chứng được thực hiện từ xa, rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian, tiết kiệm chi phí…
Tuy nhiên, để thực hiện được việc này thì cũng cần phải thiết lập một nền tảng kỹ thuật, bao gồm hạ tầng mạng ổn định; có “kho lưu trữ số” bảo đảm tính ổn định, an toàn, thường xuyên được sao lưu; có cơ sở dữ liệu về dân cư, doanh nghiệp, đất đai - nhà ở, công chứng; chữ ký số của cá nhân, tổ chức (người yêu cầu công chứng) và của CCV; Internet Banking hoặc Mobile Banking; tính bảo mật của hệ thống.
Được sử dụng bản sao giấy tờ trong một số trường hợp
Hiện nay, khoản 8 Điều 40 và khoản 3 Điều 41 Luật Công chứng 2014 đều có quy định “CCV yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 điều này để đối chiếu…”. Trong đó, bao gồm bản chính giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.
Tuy nhiên, theo đánh giá của Bộ Tư pháp, liên quan đến hợp đồng, giao dịch thì có những loại giấy tờ không nhất thiết phải có bản chính. Điển hình là các loại giấy tờ hộ tịch để chứng minh các sự kiện chỉ xảy ra một lần duy nhất như giấy khai sinh, giấy chứng tử… hoàn toàn có thể sử dụng bản sao trích lục, thậm chí là bản sao có chứng thực để thay thế mà vẫn bảo đảm giá trị chứng cứ để chứng minh cho tình tiết, sự kiện đó. Ít nhất là nó chứng minh được tại thời điểm cấp bản sao đó thì đã tồn tại một bản chính hợp pháp với đúng nội dung như vậy.
Từ đó, Bộ Tư pháp đề xuất người có nhu cầu công chứng được sử dụng bản sao giấy tờ đối với một số trường hợp cụ thể.
(i) Cho phép sử dụng bản sao trích lục và bản sao chứng thực đối với: Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn (một số trường hợp cụ thể) trong các giao dịch về thừa kế, tặng cho…
(ii) Cho phép sử dụng bản sao chứng thực đối với sổ hộ khẩu, CMND, giấy xác minh nhân khẩu, với mục đích để chứng minh một số tình tiết cụ thể như chứng minh số CMND cũ, hộ khẩu thường trú trong quá khứ;
(iii) Cho phép sử dụng bản chính hoặc bản sao hợp đồng, văn bản đã được công chứng để chứng minh một số tình tiết tại thời điểm công chứng văn bản đó như nguồn gốc tạo lập tài sản, tình trạng hôn nhân, tình trạng nhân khẩu…
Với việc sử dụng hợp lý những bản sao trích lục, bản sao có chứng thực sẽ giúp cho người dân thuận lợi, dễ dàng hơn trong việc công chứng, thậm chí giải quyết được nhiều ách tắc khi các loại giấy tờ bản chính không thể được cấp lại…
Công chứng trực tuyến là phù hợp với xu hướng
Nêu quan điểm về giải pháp cho phép thí điểm công chứng trực tuyến của Bộ Tư pháp, ông Nguyễn Trí Hòa, Phó Chủ tịch Hội CCV TP.HCM, cho biết việc chuyển đổi số và thực hiện công chứng trên môi trường điện tử, hay còn gọi là công chứng trực tuyến là phù hợp với xu hướng chính phủ điện tử. Vì vậy, nếu triển khai thì ngành công chứng sẽ thực hiện theo chủ trương và quy định chung.
Đồng quan điểm, một CCV tại TP.HCM cho rằng cũng nên hướng tới việc chuyển đổi số, đưa công nghệ thông tin vào công chứng.
Tuy nhiên, theo CCV này thì hiện nay, khi tiếp nhận công chứng hợp đồng thì việc thực hiện phải là trực tiếp. Tức là khi thực hiện công chứng thì CCV phải trao đổi trực tiếp với người cần công chứng và mọi yêu cầu công chứng cũng đều phải có giấy tờ chứng minh.
Trong quá trình công chứng, CCV phải kiểm tra tính thật giả của giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đưa ra, đôi khi phải xem đi xem lại, thậm chí dùng máy soi hay phải tham vấn chuyên gia.
Vì thế, khi hướng tới công chứng số thì phải có quy trình cụ thể để tránh được câu chuyện sử dụng giấy tờ giả khi thực hiện công chứng.
